시말서와 경위서는 비즈니스 및 조직 내에서 자주 사용되는 문서입니다. 이 둘은 흔히 혼동되기 쉬우나, 그 목적과 사용되는 상황이 다릅니다. 이번에는 시말서와 경위서의 차이점과 각각의 의의 및 작성 방법에 대해 상세히 알아보겠습니다.
시말서란?
시말서는 조직 내에서 특정한 문제가 발생했을 때, 해당 문제의 책임을 인정하고 이에 대해 사과와 해명을 하는 문서입니다.
주로 잘못된 행위나 규정 위반 등이 발생했을 때 작성되며, 이를 통해 문제의 원인을 규명하고 재발 방지를 위한 대책을 제시합니다.
시말서 작성 시 고려사항
시말서를 작성할 때는 다음과 같은 요소를 고려해야 합니다.
- 사실에 근거한 내용: 사실에 입각하여 문제의 원인과 결과를 정확하게 기술합니다.
- 명확한 책임의 인정: 잘못된 행동이나 결과에 대해 책임을 명확히 인정해야 합니다.
- 구체적인 사과와 대책 제시: 피해자나 관련자에게 진심 어린 사과를 하고, 재발 방지를 위한 구체적인 대책을 제시합니다.
경위서란?
경위서는 사건이나 사고가 발생했을 때, 그 경위와 상황을 상세히 기술한 문서입니다.
경위서는 특정 사건이 왜, 어떻게 발생했는지에 대한 객관적 사실을 설명하는 데 중점을 둡니다.
이는 주로 사건의 진상을 파악하고 책임 소재를 명확히 하기 위해 작성됩니다.
경위서의 목적
경위서의 주요 목적은 사건 발생 원인과 진행 경과를 정확히 기술하고, 이를 통해 조직이 적절한 대응을 할 수 있도록 돕는 것입니다.
경위서를 통해 다음과 같은 목표를 달성할 수 있습니다.
- 사실 관계 확인: 사건의 경위와 발생 원인에 대해 객관적으로 설명합니다.
- 책임 소재 파악: 사건 발생 시점과 관련자의 행동을 분석하여 책임 소재를 파악합니다.
- 조직 내 대응 방안 마련: 사건의 경과를 토대로 조직이 적절한 조치를 취할 수 있도록 합니다.
경위서 작성 시 고려사항
경위서를 작성할 때는 다음과 같은 요소를 고려해야 합니다.
- 객관적 사실 기술: 사건 발생 시점, 장소, 상황 등을 객관적으로 서술합니다.
- 명확하고 간결한 표현: 복잡하지 않고, 명확한 문장을 사용하여 사건의 경위를 설명합니다.
- 연관된 모든 사항 포함: 사건과 관련된 모든 요소를 포함하여 경위서를 작성합니다.
시말서와 경위서의 주요 차이점
시말서와 경위서는 서로 다른 목적과 사용 상황을 가지고 있습니다. 다음은 시말서와 경위서의 주요 차이점입니다.
| 구분 | 시말서 | 경위서 |
| 목적 | 잘못된 행동에 대한 책임 인정 및 사과 | 사건의 경위와 사실 관계 확인 |
| 작성 대상 | 잘못을 저지른 자 또는 책임이 있는 자 | 사건의 발생과 관련된 모든 자 |
| 주요 내용 | 사과, 해명, 재발 방지 대책 | 사건의 경위, 원인, 상황 설명 |
| 사용 시점 | 규정 위반, 잘못된 행동 발생 시 | 사건, 사고 발생 시 |
| 문체 | 자성적, 사과의 의미 | 객관적, 사실 중심 |
시말서 작성 방법
시말서의 기본 구조
- 제목: "시말서" 또는 "시말서 제출"과 같은 제목을 명시합니다.
- 인사말 및 사과: 잘못된 행동에 대한 진심 어린 사과를 먼저 제시합니다.
- 사건의 경위 설명: 사건이 어떻게 발생했는지, 무엇이 문제였는지를 간략히 설명합니다.
- 책임의 인정: 자신의 잘못이나 책임을 명확히 인정하는 문구를 포함합니다.
- 재발 방지 대책: 같은 문제가 다시 발생하지 않도록 하기 위한 구체적인 대책을 제시합니다.
- 마무리 인사 및 결론: 다시 한번 사과의 말을 전하며, 문서를 마무리합니다.
시말서 예시
#### 시말서
**존경하는 대표님께,**
저는 지난 [날짜]에 [사건 또는 행동]으로 인해 [문제 또는 결과]를 초래하였습니다. 이에 대해 깊은 사과의 말씀을 드립니다. 본 사건은 저의 [행동 또는 잘못]으로 인해 발생하였으며, 이로 인해 조직 내외적으로 많은 피해를 끼쳤습니다.
저는 이번 일을 통해 저의 부족함을 깊이 반성하고 있으며, 재발 방지를 위해 [구체적인 대책]을 마련하여 실천하겠습니다. 또한, 앞으로는 이와 같은 일이 발생하지 않도록 항상 주의하고, 맡은 바 책임을 다하겠습니다.
다시 한번 저의 잘못에 대해 사과드리며, 이러한 일이 재발하지 않도록 최선을 다하겠습니다.
감사합니다.
[작성자 이름]
경위서 작성 방법
경위서의 기본 구조
- 제목: "경위서" 또는 "경위서 제출"과 같은 제목을 명시합니다.
- 사건의 개요: 사건의 기본 정보를 간략하게 요약합니다.
- 상세 경위 설명: 사건의 진행 과정을 시점 순으로 상세하게 기술합니다.
- 사실 확인 및 증거: 사건과 관련된 증거나 참고 자료를 제시합니다.
- 결론 및 제언: 사건에 대한 최종적인 결론과 향후 조치에 대한 제언을 포함합니다.
경위서 예시
#### 경위서
**사건 개요:**
[날짜] [시간]에 [장소]에서 [사건 발생]
**상세 경위:**
- [날짜, 시간]: 사건 발생
- [경과]: 사건 진행 상황에 대한 자세한 설명
**사실 확인:**
- 관련 증거: [증거 자료 목록]
- 참고 자료: [참고 문서 목록]
**결론 및 제언:**
본 사건의 원인은 [원인 설명]이며, 이에 대한 적절한 조치가 필요합니다. 향후 유사 사건 발생을 방지하기 위해 [제언]을 제시합니다.
[작성자 이름]
시말서와 경위서 작성 시 주의사항
- 정확성과 객관성 유지: 특히 경위서 작성 시에는 객관적 사실을 바탕으로 해야 하며, 개인적인 감정이 들어가서는 안 됩니다.
- 간결하고 명확한 문장 사용: 길고 복잡한 문장은 이해를 어렵게 하므로, 간결하고 명확하게 작성합니다.
- 구체적인 사례와 자료 활용: 필요한 경우 증거 자료나 참고 자료를 포함하여 문서의 신뢰성을 높입니다.
마치며
시말서와 경위서는 조직 내에서 발생하는 문제와 사건에 대해 책임을 명확히 하고, 재발 방지 및 적절한 대응 방안을 마련하는 중요한 문서입니다. 시말서는 주로 잘못된 행동에 대한 책임 인정과 사과에 중점을 두고, 경위서는 사건의 사실 관계 확인과 객관적 설명에 중점을 둡니다. 이를 올바르게 작성함으로써 조직 내 신뢰 회복과 적절한 문제 해결이 가능해집니다.
자주하는 질문
Q1: 시말서와 경위서는 반드시 작성해야 하나요?
시말서와 경위서는 조직 내에서 특정한 문제나 사건이 발생했을 때, 책임을 명확히 하고 조직의 신뢰를 회복하기 위해 필수적으로 작성하는 문서입니다. 특히 시말서는 잘못된 행동이나 규정 위반이 있었을 경우에 작성이 요구되며, 경위서는 사건이나 사고가 발생했을 때 그 경과를 상세히 기록하여 사건의 진상을 파악하고 책임 소재를 명확히 하기 위해 작성됩니다.
Q2: 시말서를 작성할 때 주의해야 할 점은 무엇인가요?
시말서를 작성할 때는 사실에 근거하여 명확하게 사건의 원인과 책임을 인정하고, 진심 어린 사과와 재발 방지 대책을 제시해야 합니다. 감정적인 표현을 피하고, 간결하고 명확한 문체로 작성하는 것이 중요합니다. 또한, 사건의 경위에 대해 구체적으로 서술하고, 잘못된 행동에 대한 책임을 명확히 하는 것이 필요합니다.
Q3: 경위서 작성 시 어떤 정보를 포함해야 하나요?
경위서 작성 시에는 사건의 개요, 상세 경위, 사실 확인 및 증거, 그리고 결론 및 제언을 포함해야 합니다. 사건 발생 시점과 장소, 관련자의 행동과 발언, 증거 자료 등을 구체적으로 명시하여 객관적이고 사실적인 내용을 제공하는 것이 중요합니다.
Q4: 시말서와 경위서는 동일한 상황에서 작성할 수 있나요?
시말서와 경위서는 동일한 사건이 발생하더라도 다른 목적과 내용으로 작성될 수 있습니다. 예를 들어, 동일한 사고가 발생했을 때 경위서는 사고의 발생 경위와 상황을 설명하기 위해 작성되고, 시말서는 해당 사고에 대한 책임을 인정하고 사과하며 재발 방지 대책을 제시하기 위해 작성될 수 있습니다.
Q5: 시말서와 경위서의 서식은 어디에서 구할 수 있나요?
시말서와 경위서의 서식은 보통 회사의 인사부서나 내부 규정에 따라 제공됩니다. 또한, 인터넷 검색을 통해 다양한 서식 예시를 찾아볼 수 있으며, 회사의 상황에 맞게 수정하여 사용하는 것이 일반적입니다. 네이버 지식iN, 각종 블로그, 서식 제공 사이트에서도 관련 양식을 쉽게 구할 수 있습니다.
